Hoe controleert u de autorisaties in Klipboard Wholesale?

U controleert de autorisaties in Klipboard Wholesale (voorheen KCS Wholesale, daarvoor Unit4 Wholesale) door vier vragen te beantwoorden: wie heeft toegang, welke rechten horen daarbij, hoe komen die rechten tot stand en wordt het gebruik vastgelegd. Klipboard Wholesale geeft inzicht via het menu en de schermen, maar geen totaaloverzicht van de effectieve rechten per gebruiker over alle ingangen; de autorisatiegegevens staan verspreid over tientallen tabellen. Integro Solutions brengt die gegevens samen in het autorisatierapport Wholesale: een nulmeting met een score over zeven domeinen en per bevinding een maatregel, daarna elk kwartaal een update.

Hoe werken autorisaties in Klipboard Wholesale?

Volgens de handleiding wordt toegang in Klipboard Wholesale bepaald door onder meer menu’s, autorisatiegroepen, gebruikersparameters en de toegang van gebruikers tot administraties. Een menu bepaalt wat een gebruiker ziet, niet wat hij mag. Een autorisatiegroep bepaalt wat werkelijk is toegestaan: per module of per tabel of gegevens mogen worden opgevraagd, opgeslagen of verwijderd, en per procedure of die mag worden uitgevoerd. Gebruikersparameters regelen per gebruiker specifieke bevoegdheden binnen een module, bijvoorbeeld of hij backorders mag vrijgeven. De toegang tot administraties bepaalt in welke administraties een gebruiker kan werken.

Onder de autorisatiegroepen ligt in Klipboard Wholesale één systeembrede keuze: een gebruiker mag initieel alles, of initieel niets. Op die standaardwaarde worden de uitzonderingen vastgelegd. Staat de standaard op “initieel alles”, dan zijn alle regels in de autorisatiegroepen beperkingen, en is een tabel of procedure waarvoor geen regel bestaat voor iedereen volledig toegankelijk.

Een gebruiker in Klipboard Wholesale kan aan meerdere autorisatiegroepen gekoppeld zijn. Bij tegenstrijdigheid is de beperking leidend: mag een procedure in de ene groep niet worden uitgevoerd, dan geldt dat ook als een andere groep hem wel toestaat. Autorisatiegroepen kunnen worden opgebouwd uit een hoofdgroep met subgroepen als bouwstenen. Een regel kan op een hele module staan of op één tabel of procedure; die laatste is het meest gedetailleerde niveau en gaat daarmee boven de moduleregel. De rechten die een gebruiker werkelijk heeft, volgen dus pas uit alle gekoppelde groepen en hun bouwstenen samen.

Waarom zijn autorisaties in Klipboard Wholesale lastig te overzien?

Autorisaties in Klipboard Wholesale zijn lastig te overzien omdat het pakket inzicht geeft via het menu en de schermen, maar geen totaaloverzicht van de effectieve rechten per gebruiker over alle ingangen: de applicatie, ODBC en de REST API. De gegevens over gebruikers, groepen, regels per tabel en module, gebruikersparameters, administratietoegang en logging staan in tientallen afzonderlijke tabellen. Wie één scherm of één tabel bekijkt, ziet maar een deel van het antwoord.

Twee eigenschappen van het autorisatiemodel van Klipboard Wholesale maken het lezen van de autorisatietabellen lastig. Bij de standaard “initieel alles” betekent het ontbreken van een regel volledige toegang, niet geen toegang. En een afscherming kan via een regel op de hele module lopen, en is dan onzichtbaar voor wie alleen op de exacte tabel of procedure zoekt.

Welke risico’s horen bij een slecht beheerde autorisatie-inrichting?

Een slecht beheerde autorisatie-inrichting in Klipboard Wholesale leidt tot te ruime rechten, ontbrekende functiescheiding, accounts van vertrokken medewerkers en ongecontroleerde toegang buiten de applicatie om. Het ERP is de plek waar orders, prijzen en betalingen worden vastgelegd; voor de accountant en de auditor is toegangsbeheer op het ERP daarom een vast onderdeel van de controle.

• Te ruime rechten. Een autorisatiegroep die weinig regels vastlegt, verleent bij de standaard “initieel alles” juist veel. Een groep met één beperking heeft op alle andere gegevens volledige toegang, ook op de gebruikers- en autorisatietabellen zelf.
• Functiescheiding. Als één account rechten combineert op inkoop, verkoop, magazijn en financieel, of als een systeembeheerder ook een operationele rol heeft, vallen het beheer van de toegang en het voeren van de administratie in één persoon samen.
• Oud-medewerkers en ongebruikte accounts. Accounts die niet meer worden gebruikt, hebben vaak nog wel toegang. Misbruik van zo’n account valt niet op, omdat niemand het account nog gebruikt of mist.
• Accounts met API-rechten. Rechten op de REST API zitten niet altijd in groepen waarvan de naam dat doet vermoeden. Tellen op groepsnaam geeft dan een te laag aantal.
• Toegang buiten de applicatie om. Klipboard Wholesale is ook bereikbaar via ODBC en de REST API. Die ingangen tellen voor de beveiliging even zwaar als toegang via het scherm.
• Logging die uit staat. Of procedures worden gelogd, is per autorisatiegroep instelbaar. Staat logging uit, dan is achteraf niet aan te tonen wie wat heeft gedaan.

Wat vragen de accountant, ISO 27001 en NIS2 over toegang tot het ERP?

De accountant, ISO 27001 en NIS2 vragen alle drie om aan te tonen wie toegang heeft tot de bedrijfssystemen, met welke rechten, en of het gebruik wordt vastgelegd. Bij een groothandel met een controleplichtige jaarrekening stelt de accountant die vraag bij de jaarrekeningcontrole, omdat de betrouwbaarheid van de financiële verantwoording afhangt van wie orders, prijzen en betalingen kan wijzigen.

ISO/IEC 27001:2022 noemt in bijlage A onder meer de beheersmaatregelen functiescheiding (5.3), toegangsbeveiliging (5.15), toegangsrechten (5.18), speciale toegangsrechten zoals die van systeembeheerders (8.2) en logging (8.15). Een groothandel met een ISO 27001-certificering moet voor het ERP dus kunnen laten zien hoe rechten worden toegekend, herbeoordeeld en vastgelegd.

De Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse uitvoering van de NIS2-richtlijn, is op 15 augustus 2026 in werking getreden. NIS2 noemt in artikel 21, lid 2, onder i, toegangsbeleid als verplichte maatregel, en onder d de beveiliging van de toeleveringsketen. Een groothandel die zelf niet onder de Cyberbeveiligingswet valt, kan de vraag om aantoonbaar toegangsbeheer op het ERP dus via een klant krijgen die er wel onder valt.

Welke stappen horen bij een controle van de autorisaties in Klipboard Wholesale?

U controleert de autorisaties in Klipboard Wholesale door eerst de effectieve rechten per gebruiker te bepalen en die daarna te toetsen op functiescheiding, gebruik en logging. Integro Solutions hanteert daarvoor de volgende stappen:

1. Stel de standaardwaarde vast. Controleer of Klipboard Wholesale op “initieel alles” of “initieel niets” staat; daarvan hangt af of een regel een beperking of een toekenning is.
2. Bepaal de effectieve rechten per groep. Verzamel alle regels op module-, tabel- en procedureniveau en laat bij tegenstrijdigheid de beperking winnen.
3. Bepaal de effectieve rechten per gebruiker. Combineer alle groepen van een gebruiker, inclusief de bevoegdheden die via gebruikersparameters buiten de groepen om zijn toegekend.
4. Toets de functiescheiding. Zoek accounts met meer dan één functiegroep, systeembeheerders met een operationele groep, financiële groepen in combinatie met API-rechten, en groepencombinaties die bij geen enkel ander account voorkomen.
5. Zoek accounts zonder recent gebruik. Neem het laatste teken van gebruik uit de loginhistorie, het logboek en de API-logging samen. Integro Solutions markeert een account als het langer dan 40 dagen niet is gebruikt en ook niet in die periode is aangemaakt; 40 dagen is ruim genoeg om een vakantie te overbruggen.
6. Controleer de ingangen buiten de applicatie om. Breng in kaart welke accounts via ODBC of de REST API werken, en met welke rechten.
7. Controleer de logging. Ga na of de loginhistorie, het logboek per autorisatiegroep, de API-logging en de wijzigingslogging op gebruikers en rechten aan staan.

Hoe ruimt u autorisaties in Klipboard Wholesale op?

Autorisaties in Klipboard Wholesale ruimt u op door ongebruikte accounts te blokkeren, groepen logisch te benoemen en per functie in te richten, en elke koppeling een eigen account te geven. Bij het opschonen helpen de volgende uitgangspunten:

• Blokkeer accounts van vertrokken medewerkers en controleer daarna of er na de blokkade nog activiteit op het account is, in de loginhistorie én in de API-logging. Alleen zo is aan te tonen dat de blokkade werkt.
• Geef autorisatiegroepen logische namen en richt per afdeling waar nodig twee groepen in, bijvoorbeeld voor de manager en de medewerker. Werk globaal op gegevensniveau en pas daarna, waar nodig, gedetailleerd op procedureniveau.
• Geef elke koppeling een eigen account en een eigen groep met alleen de API-berichten die die koppeling nodig heeft. Een groep met precies één koppelingsaccount is dan geen afwijking maar de bedoelde opzet.
• Scheid beheer van gebruik. Een systeembeheerder die ook in de administratie werkt, krijgt bij voorkeur een apart beheeraccount.

Het autorisatierapport Wholesale van Integro Solutions levert per bevinding de maatregel; het opschonen zelf voert de groothandel uit in Klipboard Wholesale.

Wat doet het autorisatierapport Wholesale van Integro Solutions?

Het autorisatierapport Wholesale van Integro Solutions beschrijft wie toegang heeft tot Klipboard Wholesale, welke rechten daaraan hangen, hoe die tot stand komen en of het gebruik wordt gelogd. Alle ingangen worden getoetst: de applicatie zelf, ODBC en de REST API. De gegevens worden rechtstreeks uit Klipboard Wholesale opgehaald via het query-koppelvlak, zonder handmatige exports; daarvoor is alleen leestoegang nodig. U ontvangt het rapport als PDF, met per bevinding het risico en een maatregel, en Integro Solutions loopt de bevindingen met u door.

Het autorisatierapport Wholesale van Integro Solutions geeft één beveiligingsscore, het gewogen gemiddelde van zeven domeinen: opzet van het autorisatiemodel, functiescheiding, gebruikers- en toegangsbeheer, authenticatie, koppelvlakken en directe gegevenstoegang, logging en audit trail, en platform en onderhoud. Functiescheiding en authenticatie wegen het zwaarst. Het is een weegmodel van Integro Solutions, geen genormeerde uitkomst; de waarde zit in de bevindingen eronder en in het verloop tussen twee meetmomenten.

Na de nulmeting herhaalt Integro Solutions het autorisatierapport Wholesale elk kwartaal. De kwartaalupdate vergelijkt met de vorige meting: nieuwe en vervallen accounts, gewijzigde groepskoppelingen en gewijzigde regels. Zo ziet u welke maatregelen zijn doorgevoerd en wat dat met de score doet, en heeft de accountant een actueel document. Het rapport spreekt geen accountantsoordeel uit; het levert de feiten waarop de accountant en de auditor hun oordeel baseren.

Wat groothandels ons vragen

Veelgestelde vragen

Is een menu in Klipboard Wholesale genoeg om iemand iets te verbieden?

Nee. Een menu in Klipboard Wholesale bepaalt wat een gebruiker ziet, niet wat hij mag. Een functie die niet in het menu staat, is vaak vanuit een ander scherm alsnog te starten. Afscherming hoort in de autorisatiegroep, op gegevens- of procedureniveau.

Wat gebeurt er als een gebruiker in twee autorisatiegroepen zit?

Bij tegenstrijdigheid wint in Klipboard Wholesale de beperking. Verbiedt de ene groep een procedure en staat de andere die toe, dan mag de gebruiker de procedure niet uitvoeren. Een extra groep toevoegen geeft dus nooit rechten terug die een andere groep beperkt.

Hoe vaak moet u de autorisaties in Klipboard Wholesale controleren?

ISO 27001 (beheersmaatregel 5.18) vraagt om toegangsrechten periodiek te herbeoordelen, zonder een vaste termijn voor te schrijven. Integro Solutions werkt met een nulmeting en daarna elk kwartaal een update, zodat de accountant steeds een actueel document heeft en wijzigingen tussen twee metingen zichtbaar zijn.

Wat is er nodig voor een nulmeting van de autorisaties?

Voor een nulmeting van het autorisatierapport Wholesale is alleen leestoegang op het query-koppelvlak van Klipboard Wholesale nodig. Integro Solutions haalt de gegevens daarmee rechtstreeks op, zonder handmatige exports, en levert het rapport als PDF. Een nulmeting kost ongeveer 2 uur, gerekend vanaf het moment dat er leestoegang is.

Volgen de rechten in Integro Warehouse ook uit Klipboard Wholesale?

Ja. In Integro Warehouse, de scanapp van Integro Solutions, volgen de rechten uit de functie van de medewerker in Klipboard Wholesale. Een orderpicker ziet daardoor geen balie-orders en een baliemedewerker geen tellijsten; hoe de balie werkt, staat in Hoe komt een balieorder direct in Klipboard Wholesale?. Meer over de rechten staat bij rechten in Integro Warehouse.

Bronnen

• Kerridge Commercial Systems (nu Klipboard), Gebruikers, parameters en autorisatie Wholesale, versie 1.1, 26 november 2020 (update 62).
• Rijksoverheid, Cyberbeveiligingswet en Wet weerbaarheid kritieke entiteiten vanaf 15 augustus 2026 van kracht: rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2026/07/07/…, geraadpleegd 7 oktober 2026.
• Richtlijn (EU) 2022/2555 (NIS2), artikel 21, lid 2, onder d (beveiliging van de toeleveringsketen) en onder i (beveiligingsaspecten ten aanzien van personeel, toegangsbeleid en beheer van activa).
• ISO/IEC 27001:2022, bijlage A: 5.3 Functiescheiding, 5.15 Toegangsbeveiliging, 5.18 Toegangsrechten, 8.2 Speciale toegangsrechten, 8.15 Logging.

---

Integro Solutions maakt het autorisatierapport Wholesale voor groothandels die met Klipboard Wholesale werken: een nulmeting, daarna elk kwartaal een update. Het rapport hoort bij onze consultancy op Klipboard Wholesale.