Integratieplatform voor Klipboard Wholesale
Integro Connect is het integratieplatform van Integro Solutions voor groothandels die werken met Klipboard Wholesale, voorheen KCS Wholesale, daarvoor Unit4 Wholesale. Het verwerkt inkooporderbevestigingen, verkooporders, bijlagen en levertijden automatisch in het ERP. Wat klopt, gaat door zonder tussenkomst; alleen wat afwijkt, komt bij uw medewerker terecht.
De koppelingen draaien als beheerde dienst vanuit Microsoft Azure. Integro Solutions bewaakt de verwerking, lost storingen op en houdt de koppelingen draaiende, ook tijdens vakanties en ziekte.
Plan een kennismaking over Integro ConnectBekijk hoe het werkt
Integro Connect
4 koppelingen
standaard voor Klipboard Wholesale, plus koppelingen op maat.
Bekijk de koppelingen80 % automatisch
van de orderbevestigingen, bij één klant van Integro Solutions.
Zo werkt het2 dagen
na toegang draait de koppeling voor inkooporderbevestigingen mee.
Bekijk de aanpak> 99,9 %
beschikbaarheid, elke maand over de afgelopen zes maanden.
Bekijk het beheerHerkent u dit?
Integro Connect automatiseert het routinewerk rond documenten die elke dag binnenkomen: orderbevestigingen vergelijken met de inkooporder, klantorders overtypen, bijlagen aan orders toevoegen en levertijden bijwerken. In veel groothandels kost dat routinewerk meer tijd dan de uitzonderingen.
De oplossing
Integro Connect is een beheerde koppellaag tussen uw systemen, geen pakket dat u installeert. Documenten en berichten komen binnen, worden gecontroleerd tegen de gegevens in Klipboard Wholesale en gaan er verwerkt weer uit. Alles draait in Microsoft Azure: er is geen server nodig en geen tussendatabase die synchroon moet blijven.
Het uitgangspunt is management by exception: alleen uitzonderingen komen bij een mens terecht. Wat klopt, gaat automatisch door. Wat afwijkt (een andere prijs, een verschoven leverdatum, een onbekend artikelnummer) wordt tegengehouden en bij de juiste medewerker gelegd, met de afwijking erbij. Zo besteedt uw team tijd aan de vijf procent die aandacht nodig heeft, niet aan de vijfennegentig procent die klopt.
Integro Connect is onderdeel van de dienstverlening van Integro Solutions voor groothandels. De koppelingen sluiten aan op de bestaande inrichting van Klipboard Wholesale: artikelnummers, orderstatussen, prijsafspraken en leverlogica.
Standaardkoppelingen
Integro Connect levert vier standaardkoppelingen voor Klipboard Wholesale: inkooporderbevestigingen verwerken, verkooporders aanmaken, bijlagen toevoegen aan nieuwe verkooporders en levertijdbewaking. Elke koppeling controleert wat binnenkomt tegen de gegevens in het ERP. De meeste groothandels beginnen met één stroom, meestal inkooporderbevestigingen, en breiden daarna uit.
Inkooporderbevestigingen
Ontvangst als PDF, XML, EDI of JSON; controle en verwerking in Klipboard Wholesale; live tegels in Klipboard Wholesale signaleren afwijkingen; e-mailwaarschuwing bij fouten die niet via Klipboard Wholesale kunnen worden afgehandeld.
Integro Connect ontvangt orderbevestigingen van leveranciers als PDF, XML, EDI-bericht of JSON en haalt ze automatisch op, bijvoorbeeld uit de mailbox. De koppeling leest artikelcode, prijs, aantal en leverdatum uit en vergelijkt die met de oorspronkelijke inkooporder in Klipboard Wholesale. Wat klopt, wordt zonder tussenkomst bevestigd. Wat afwijkt, komt bij de inkoper terecht met de afwijking erbij, in plaats van dat het pas opvalt als de levering uitblijft.
Afwijkingen zijn zichtbaar op live tegels in Klipboard Wholesale. Die tegels tonen per moment hoeveel bevestigingen automatisch zijn verwerkt, hoeveel bevestigingen een medewerker moet controleren en hoeveel orderregels te laat zijn. Fouten die niet via Klipboard Wholesale kunnen worden afgehandeld, meldt Integro Connect per e-mail. Bij één klant van Integro Solutions wordt 80 % van de orderbevestigingen volledig automatisch verwerkt.
Verkooporders aanmaken
Uit PDF, XML, EDI of JSON, inclusief samenstellingen, bijlagen zoals technische tekeningen, en controles.
Integro Connect leest klantorders in die als PDF, XML, EDI-bericht of JSON binnenkomen en maakt er verkooporders van in Klipboard Wholesale, met de juiste klant-, artikel- en prijsgegevens. Samenstellingen (artikelen die uit meerdere onderdelen zijn opgebouwd) worden meegenomen, net als bijlagen zoals technische tekeningen. De koppeling voert daarbij controles uit. Herkent zij een artikel of prijs niet, dan wordt de order tegengehouden voor controle in plaats van fout doorgezet. Zo verdwijnt het overtypen van orders, en daarmee de typefouten in artikelnummers en aantallen.
Voorbeeld uit de praktijk
Bij de webshop onderdorpels.nl kwamen orders binnen via de mail en werden ze met de hand overgenomen. Nu komen ze via het Integro Connect-platform direct als verkooporder in Klipboard Wholesale, met de werktekeningen gekoppeld, en gaat de order no-touch door. Lees de case van onderdorpels.nl
Bijlagen bij nieuwe verkooporders
Een proces dat bijlagen automatisch aan een nieuwe verkooporder toevoegt, zodat de binnendienst niet langer handmatig een PDF hoeft te vullen bij orders waarvoor die PDF nodig is.
Integro Connect voegt bijlagen automatisch toe aan een nieuwe verkooporder in Klipboard Wholesale, als apart proces naast het aanmaken van verkooporders.
Voorbeeld uit de praktijk
Levertijdbewaking
Op vaste, afgesproken momenten worden de levertijden van verkooporders gecontroleerd op basis van voorraadbeschikbaarheid, inkooporders en assemblageopdrachten. Op basis van vastgestelde regels worden order(regels) automatisch gewijzigd: leverdatum bijgewerkt, deellevering gemaakt, magazijnbon gemaakt, enzovoort. Volledig automatisch; bespaart uren aan handmatige levertijdbewaking.
Hoe vaak de controle draait, spreekt u af: bijvoorbeeld elk uur, een paar keer per dag of vlak voor het picken. Elke run kijkt per orderregel wat er nu leverbaar is en wanneer de rest binnenkomt, en past de order daarop aan.
Zo verloopt elke run
Sets en samengestelde artikelen blijven bij elkaar: een hoofdartikel vertrekt niet zonder zijn onderdelen. Schuift een order steeds een paar dagen op, dan zet de levertijdbewaking de datum eenmalig ruimer vast, zodat uw klant niet elke dag een nieuwe datum krijgt. Geblokkeerde orders en orders waarvoor u verschuiven hebt uitgesloten, blijven ongemoeid.
De levertijdbewaking gebruikt de informatie uit de inkooporderbevestigingen. Een leverdatum die de leverancier heeft bevestigd, werkt zo direct door in de levertijd naar uw klant. Gebruikers van Klipboard Wholesale kennen de standaardcontrole op voorraadbeschikbaarheid en levertijden (in Klipboard Wholesale de PNA/PSA-controle). In de praktijk sluit die niet altijd aan bij hoe een groothandel wil werken; de levertijdbewaking van Integro Connect is daar een eigen invulling van, met regels die u per klant instelt.
Ook hier geldt management by exception: alleen orders die aandacht vragen, komen bij uw medewerker terecht, met een concrete hint wat er moet gebeuren. In het beheerportaal ziet u per run wat er is aangepast en waarom.
Wij hebben duidelijke afspraken met klanten over de levertijden en willen de klant proactief informeren. Eerder waren alle binnendienstmedewerkers ’s ochtends eerst 1 tot 2 uur bezig met het bijwerken van alle levertijden. Nu gaat dat volledig automatisch en hoeven we alleen nog op uitzonderingen in te grijpen.
Koppelingen op maat
Naast de vier standaardkoppelingen bouwt Integro Solutions koppelingen op maat tussen Klipboard Wholesale en uw webshop, warehouse management systeem (WMS), CRM en boekhouding. Die koppelingen draaien op dezelfde beveiligde laag in Microsoft Azure als de standaardkoppelingen, met dezelfde logging en bewaking.
Integro Connect houdt voorraad, prijzen en beschikbaarheid actueel in uw webshop. Online bestellingen komen automatisch in Klipboard Wholesale binnen, met de juiste klant-, order- en leverinformatie.
Bij een extern warehouse management systeem (WMS) verzorgt Integro Solutions de aansluiting op Klipboard Wholesale. Zo sluiten inslag, orderpicken, assemblages en voorraadmutaties aan op de verkoop- en inkoopflow in het ERP.
Klant- en contactgegevens blijven gesynchroniseerd tussen uw CRM en Klipboard Wholesale. Inkomende facturen in UBL (Universal Business Language), XML of PDF worden herkend en klaargezet voor uw boekhouding of workflow.
Facturen via Peppol, het Europese netwerk voor e-facturen, kan Integro Solutions op hetzelfde platform verwerken, afgestemd op uw situatie.
Ook voor documentstromen buiten Klipboard Wholesale ondersteunt Integro Solutions groothandels. Voorbeelden uit de praktijk staan op de pagina cases van Integro Solutions.
Beheerd, niet eenmalig
Een beheerde koppeling wordt na de bouw bewaakt, onderhouden en aangepast door de leverancier. Een eenmalig gebouwde koppeling is na oplevering van u en valt vroeg of laat om: een leverancier wijzigt een formaat, een certificaat verloopt, een API verandert. Integro Connect is een dienst, geen project.
U bewaakt de koppeling zelf, of niemand totdat een medewerker merkt dat er iets ontbreekt. Bij een wijziging geeft u een nieuwe opdracht aan de bouwer; tot die tijd staat de koppeling stil.
Integro Solutions monitort de koppelingen, ziet storingen voordat u ze merkt en lost ze op.
| Kenmerk | Beheerde koppeling als dienst (Integro Connect) | Eenmalig gebouwde koppeling (maatwerk zonder beheer) |
|---|---|---|
| Wie bewaakt de koppeling | Integro Solutions, continu; storingen worden gezien voordat u ze merkt | U zelf, of niemand totdat een medewerker merkt dat er iets ontbreekt |
| Bij een formaatwijziging, verlopen certificaat of API-wijziging | Integro Solutions signaleert de wijziging via de monitoring en past de koppeling aan | U geeft een nieuwe opdracht aan de bouwer; tot die tijd staat de koppeling stil |
| Foutafhandeling | Management by exception: alleen afwijkingen komen bij een medewerker, met de reden erbij | Afhankelijk van wat destijds is gebouwd |
| Logging | Elk document en elke handeling vastgelegd met tijdstip, bron en resultaat; inzicht via het beheerportaal | Niet standaard; afhankelijk van de bouwer |
| Uitbreiden met een volgende stroom | Bouwt voort op dezelfde beveiligde laag in Microsoft Azure; geen herbouw | Per koppeling opnieuw beginnen |
| Doorgaan bij vakantie of ziekte | Het proces loopt door; de bewaking ligt bij Integro Solutions | Afhankelijk van uw interne bezetting |
| Kosten | Eenmalige bouw en inrichting, daarna een vast maandbedrag voor de basis van het platform plus een vast maandbedrag per koppeling (inclusief hosting, monitoring, onderhoud en support) | Eenmalige bouw; onderhoud en herstel per opdracht |
We zijn nooit meer achterstand aan het wegwerken. Ook tijdens vakantie of uitval blijven onze inkoopbevestigingen automatisch up-to-date.
Transport en betrouwbaarheid
Integro Connect haalt berichten op en levert ze aan via SFTP, een mailbox, EDI en API, zowel push (het bronsysteem stuurt) als pull (Integro Connect haalt op). Een real-time koppeling via een API verwerkt een bericht zodra het binnenkomt. Batchverwerking via SFTP, mailbox of EDI verwerkt berichten bij het ophalen. Beide routes komen uit op dezelfde verwerking via een service bus: een berichtenwachtrij in Microsoft Azure die elk bericht vasthoudt tot het is verwerkt. Zo gaat er niets verloren, en elke stap wordt gelogd en bewaakt.
Drie begrippen. SFTP is beveiligde bestandsoverdracht via een server. EDI (Electronic Data Interchange) is de gestandaardiseerde elektronische uitwisseling van handelsberichten zoals orders en orderbevestigingen; Integro Connect wisselt EDI-berichten uit via het EDI-netwerk Transus. Een API (programmeerinterface) is de manier waarop twee systemen direct berichten met elkaar uitwisselen.
Voorbeeld: een webshoporder die als verkooporder in Klipboard Wholesale binnenkomt.
Voorbeeld: een inkooporderbevestiging als PDF in de mailbox, opgehaald en gecontroleerd tegen de inkooporder.
| Kenmerk | Real-time (API) | Batch (SFTP, mailbox, EDI) |
|---|---|---|
| Transport | Het bronsysteem roept de API van Integro Connect aan, of Integro Connect roept de API van het doelsysteem aan | Bestanden op een SFTP-server, e-mails in een mailbox of EDI-berichten die Integro Connect ophaalt of aflevert |
| Initiatief | Push (het bronsysteem stuurt) of pull (Integro Connect haalt op); beide zijn mogelijk | Push (het bronsysteem stuurt) of pull (Integro Connect haalt op); beide zijn mogelijk |
| Verwerkingsmoment | Zodra het bericht is ontvangen | Bij het ophalen van de berichten |
| Geschikt voor | Systemen met een API, zoals een webshop of WMS | Orderbevestigingen die per e-mail binnenkomen, EDI-berichten van leveranciers en klanten, bestandsuitwisseling met partijen zonder API |
| Voorbeeld | Webshoporder die als verkooporder in Klipboard Wholesale binnenkomt | Inkooporderbevestiging als PDF in de mailbox, opgehaald en gecontroleerd tegen de inkooporder |
Foutafhandeling en betrouwbaarheid zijn voor beide routes gelijk: service bus, management by exception, logging, live tegels in Klipboard Wholesale en e-mailwaarschuwing.
Techniek, beveiliging en beheer
Integro Connect draait volledig in Microsoft Azure en communiceert met Klipboard Wholesale via de daarvoor bedoelde interfaces. Er komt geen software op uw server en er is geen onderhoud aan uw kant.
De koppelingen draaien in Microsoft Azure. Geen server, software of updates bij u: Integro Solutions verzorgt hosting, updates en monitoring.
Integro Solutions verwerkt uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor de koppeling. Dat leggen Integro Solutions en u vast in een verwerkersovereenkomst.
Via de daarvoor bedoelde interfaces, niet rechtstreeks in de database. Zo blijft Klipboard Wholesale ondersteunbaar en breekt een update van uw leverancier de koppeling niet.
Elke verwerking wordt vastgelegd met tijdstip, bron en resultaat. In het beheerportaal ziet u wat is verwerkt, wat is tegengehouden en waarom.
De beschikbaarheid lag de afgelopen zes maanden elke maand boven 99,9 %. Antwoord binnen één werkdag, 24×6 bereikbaar als uw proces stilstaat, en u spreekt degene die de koppeling heeft gebouwd.
Van kennismaking naar live
De invoering van Integro Connect verloopt in vijf stappen: kennismaking, analyse, bouw en inrichting, proefdraaien, en live gaan met beheer. Bij inkooporderbevestigingen draait de koppeling binnen twee dagen na toegang mee met uw bestaande proces.
2 dagen na toegang draait de koppeling voor inkooporderbevestigingen mee met uw bestaande proces.
Wat het kost
Integro Connect werkt met een vast maandbedrag als basis voor het koppelplatform, plus een vast maandbedrag per koppeling, en een eenmalig bedrag voor bouw en inrichting. Er zijn geen kosten per bericht of per aantal. In het abonnement zitten hosting, monitoring, onderhoud en support.
Het eenmalige bedrag voor bouw en inrichting hangt af van het aantal bronnen, de kwaliteit van de aangeleverde documenten en de controles die u wilt. In een kennismaking maakt Integro Solutions daar een reële inschatting van, inclusief de maandbedragen voor uw situatie.
Per maand
Eenmalig
Wat groothandels ons vragen
Integro Connect levert vier standaardkoppelingen voor Klipboard Wholesale. Eén: inkooporderbevestigingen ontvangen, controleren en verwerken, met live tegels in het ERP en een e-mailwaarschuwing bij afwijkingen. Twee: verkooporders aanmaken uit PDF, XML, EDI of JSON, inclusief samenstellingen en bijlagen. Drie: bijlagen automatisch toevoegen aan nieuwe verkooporders. Vier: levertijdbewaking die op afgesproken momenten de levertijden van verkooporders controleert en orders volgens vaste regels aanpast.
Integro Connect haalt berichten op en levert ze aan via SFTP, een mailbox, EDI en API, zowel push als pull. Bestanden komen binnen als PDF, XML, EDI-bericht of JSON. De verwerking loopt via een service bus in Microsoft Azure, een berichtenwachtrij die elk bericht vasthoudt tot het is verwerkt, met logging en bewaking van elke stap.
Een bericht dat niet klopt, wordt tegengehouden en niet fout doorgezet. Afwijkingen die in Klipboard Wholesale afgehandeld kunnen worden, verschijnen op live tegels in het ERP. Fouten die daar niet afgehandeld kunnen worden, meldt Integro Connect per e-mail. Valt een koppeling helemaal stil, dan ziet Integro Solutions dat via de monitoring. Berichten die niet verwerkt konden worden, blijven in de service bus staan en worden alsnog verwerkt zodra het probleem is opgelost. Er raakt niets zoek.
Bij inkooporderbevestigingen draait de koppeling binnen twee dagen na toegang mee met uw bestaande proces. Al snel wordt de helft van de bevestigingen automatisch verwerkt. Dat aandeel groeit naarmate de koppeling meer leveranciers kent. Bij een klant van Integro Solutions die de koppeling langer draait, gaat inmiddels 80 % zonder tussenkomst.
De vier standaardkoppelingen van Integro Connect zijn gebouwd rond Klipboard Wholesale. Daardoor sluiten ze zonder tussendatabase aan op uw orderstructuur, statussen en prijslogica. Werkt u met een ander ERP, neem dan contact op; Integro Solutions bekijkt dan welke koppeling op maat mogelijk is.
Integro Solutions verwerkt uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor de koppeling, en die gegevens zijn veilig afgeschermd. Daarover sluiten Integro Solutions en u een verwerkersovereenkomst.
Kennismaken
In een gesprek van een half uur brengt Integro Solutions in kaart waar bij u het meeste handwerk zit en wat daarvan realistisch te automatiseren is. Ook als het antwoord is dat u er beter mee kunt wachten.
Plan een kennismaking over Integro Connect (opent in nieuw venster)
Lees in de privacyverklaring hoe wij met uw gegevens omgaan.
Of bel direct06 10 21 91 99Corné Hoogeveen, Integro Solutions B.V.